---
title: "E-Rechnungspflicht 2027/2028: Was kleine Handwerksbetriebe jetzt tun müssen"
description: "E-Rechnungspflicht im Handwerk: Fristen 2027 und 2028, gültige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, Empfangspflicht seit 2025 und eine Checkliste für den Einstieg."
canonical: "https://roser-systeme.de/ratgeber/e-rechnung-pflicht-handwerk"
language: "de"
---
# E-Rechnungspflicht 2027/2028: Was kleine Handwerksbetriebe jetzt tun müssen

Die E-Rechnungspflicht kommt in Etappen. Für viele kleine Handwerksbetriebe in Mittelfranken klingt das nach einem Termin in ferner Zukunft. Die Empfangspflicht gilt aber bereits seit 1.1.2025, und wer die Ausstellungspflicht erst 2027 oder 2028 zur Kenntnis nimmt, gerät kurz vor der Frist unter Druck. Dieser Beitrag ordnet ein, was ab wann gilt, was eine E-Rechnung technisch von einem PDF unterscheidet und mit welchen Schritten Sie jetzt anfangen können.

**Wichtiger Hinweis vorab:** Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er ordnet die Fristen und Begriffe aus der Praxis ein. Für Ihre konkrete Situation, etwa bei Umsatzgrenzen oder Übergangsregelungen, ist Ihre Steuerberatung der richtige Ansprechpartner.

## Was sich ändert und ab wann

Drei Termine sind entscheidend:

1. **Seit 1.1.2025:** Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Diese Pflicht gilt schon heute, unabhängig von der Betriebsgröße.
2. **Ab 1.1.2027:** Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen.
3. **Ab 1.1.2028:** Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen Unternehmen.

EDI-Verfahren, die bereits im Einsatz sind, dürfen unverändert bis zum 31.12.2027 weiterlaufen.

## Wer wann betroffen ist

Für die meisten kleinen Handwerksbetriebe in der Region liegt der Umsatz unter 800.000 € im Jahr. Für sie greift die Ausstellungspflicht erst ab 1.1.2028. Zwei Ausnahmen sind wichtig:

- **Kleinunternehmer nach § 19 UStG** müssen selbst dann keine E-Rechnungen ausstellen, wenn die allgemeine Frist erreicht ist. Die Empfangspflicht gilt für sie trotzdem, wie für jeden anderen Betrieb auch.
- **Rechnungen an Privatkunden** bleiben unverändert. Papier und PDF sind gegenüber Privatpersonen weiterhin erlaubt.

Wer also überwiegend privat abrechnet, spürt die Ausstellungspflicht kaum. Wer regelmäßig an andere Betriebe oder Auftraggeber fakturiert, sollte die Frist 2028 im Blick behalten — oder 2027, sobald die Umsatzgrenze überschritten wird.

## Was eine E-Rechnung technisch ist

Eine E-Rechnung ist kein eingescanntes Blatt Papier und kein normales PDF. Sie ist ein strukturierter Datensatz, den Rechnungsprogramme automatisch einlesen und verarbeiten können. Als gültige Formate nach der europäischen Norm EN 16931 gelten:

- **XRechnung** — ein reines Datenformat, meist ohne für Menschen lesbare Ansicht.
- **ZUGFeRD ab Version 2.0.1** — ein PDF mit eingebettetem, strukturiertem Datensatz. Wichtig: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenig Daten und zählen nicht als vollwertige E-Rechnung.

Ein normales PDF oder ein Word-Dokument bleibt weiterhin eine Rechnung, ist aber ab der jeweiligen Pflicht keine E-Rechnung mehr im Sinn des Gesetzes. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

## Die Empfangspflicht gilt schon heute

Seit 1.1.2025 muss jeder Handwerksbetrieb in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und zu lesen. Das betrifft auch Betriebe, die selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen. In der Praxis heißt das: Wenn ein Lieferant oder Großhändler eine XRechnung schickt, muss diese Datei irgendwo ankommen und geöffnet werden können — nicht zwingend in einem teuren System, aber verlässlich und nicht im privaten Postfach eines einzelnen Mitarbeiters.

## Archivierung nicht vergessen

E-Rechnungen müssen elektronisch, unveränderbar und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre. Ein Ausdruck der Rechnung reicht als Archiv nicht aus, weil dabei der strukturierte Datensatz verloren geht.

## Checkliste für den Einstieg

Wenn Sie heute anfangen wollen:

1. Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 bereits unterstützt.
2. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob und ab wann die Ausstellungspflicht für Ihren Betrieb greift.
3. Legen Sie fest, wo eingehende E-Rechnungen zuverlässig ankommen und wer sie prüft.
4. Sorgen Sie für eine elektronische, unveränderbare Archivierung über acht Jahre.
5. Testen Sie frühzeitig, bevor die Frist 2027 oder 2028 näher rückt.

Eine ausführliche Einordnung mit weiterführenden Informationen bietet der [ZDH-Fachbereich Steuern und Finanzen](https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/elektronische-rechnung/).

## Fazit

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur große Unternehmen. Empfangen müssen bereits heute alle, ausstellen müssen ab 2027 die größeren und ab 2028 fast alle übrigen Betriebe. Wer die technische Umstellung früh klärt, vermeidet Stress kurz vor der Frist. Wie sich dieses Thema in Ihren bestehenden Rechnungsablauf einfügt, kläre ich gerne im Erstgespräch.

**Nicht sicher, ob und wann die Pflicht bei Ihnen greift?** Im kostenlosen [Erstgespräch](/erstgespraech) schauen wir gemeinsam, wie E-Rechnungen in Ihren Ablauf passen — für die Umsatzgrenze und Übergangsregeln bleibt Ihre Steuerberatung zuständig.

Wie offene Rechnungen danach zuverlässig nachverfolgt werden, zeigt der Beitrag zu [Angebote schneller schreiben](/ratgeber/angebote-schneller-schreiben-handwerk).