E-Rechnungspflicht 2027/2028: Was kleine Handwerksbetriebe jetzt tun müssen
Die E-Rechnungspflicht kommt in Etappen. Für viele kleine Handwerksbetriebe in Mittelfranken klingt das nach einem Termin in ferner Zukunft. Die Empfangspflicht gilt aber bereits seit 1.1.2025. Wer die Ausstellungspflicht erst 2027 oder 2028 zur Kenntnis nimmt, gerät kurz vor der Frist unter Druck. Dieser Beitrag ordnet ein, was ab wann gilt und was eine E-Rechnung technisch von einem PDF unterscheidet. Zudem zeigt er, mit welchen Schritten Sie jetzt anfangen können.
Wichtiger Hinweis vorab: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er ordnet die Fristen und Begriffe aus der Praxis ein. Für Ihre konkrete Situation, etwa bei Umsatzgrenzen oder Übergangsregelungen, ist Ihre Steuerberatung der richtige Ansprechpartner.
Was sich ändert und ab wann
Drei Stichtage sind entscheidend:
| Stichtag | Wen es betrifft | Pflicht |
|---|---|---|
| Seit 1.1.2025 | Jedes inländische Unternehmen | E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können |
| Ab 1.1.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen |
| Ab 1.1.2028 | Alle übrigen Unternehmen | E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen |
EDI-Verfahren, die bereits im Einsatz sind, dürfen unverändert bis zum 31.12.2027 weiterlaufen.
Wer wann betroffen ist
Für die meisten kleinen Handwerksbetriebe in der Region liegt der Umsatz unter 800.000 € im Jahr. Für sie greift die Ausstellungspflicht erst ab 1.1.2028. Zwei Ausnahmen sind wichtig:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst dann keine E-Rechnungen ausstellen, wenn die allgemeine Frist erreicht ist. Die Empfangspflicht gilt für sie trotzdem, wie für jeden anderen Betrieb auch.
- Rechnungen an Privatkunden bleiben unverändert. Papier und PDF sind gegenüber Privatpersonen weiterhin erlaubt.
Wer also überwiegend privat abrechnet, spürt die Ausstellungspflicht kaum. Wer regelmäßig an andere Betriebe oder Auftraggeber fakturiert, sollte die Frist 2028 im Blick behalten. Wird die Umsatzgrenze vorher überschritten, gilt bereits die Frist 2027.
Was eine E-Rechnung technisch ist
Eine E-Rechnung ist kein eingescanntes Blatt Papier und kein normales PDF. Sie ist ein strukturierter Datensatz, den Rechnungsprogramme automatisch einlesen und verarbeiten können. Als gültige Formate nach der europäischen Norm EN 16931 gelten:
- XRechnung: ein reines Datenformat, meist ohne für Menschen lesbare Ansicht.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebettetem, strukturiertem Datensatz. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten zu wenig Daten und zählen nicht als vollwertige E-Rechnung.
Ein normales PDF oder ein Word-Dokument bleibt weiterhin eine Rechnung, ist aber ab der jeweiligen Pflicht keine E-Rechnung mehr im Sinn des Gesetzes. Die Ausstellungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und nicht für Fahrausweise.
Die Empfangspflicht gilt schon heute
Seit 1.1.2025 muss jeder Handwerksbetrieb in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und zu lesen. Das betrifft auch Betriebe, die selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Ein Beispiel: Ein Lieferant schickt eine XRechnung. Diese Datei muss zuverlässig irgendwo ankommen, und jemand muss sie öffnen können. Dafür braucht es kein teures System. Ein privates Postfach eines einzelnen Mitarbeiters reicht aber nicht.
Archivierung nicht vergessen
Bewahren Sie E-Rechnungen elektronisch, unveränderbar und in ihrer ursprünglichen Form auf. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre. Über acht Jahre hinweg trägt nur eine Sicherung, die Sie auch regelmäßig testen. Ein Ausdruck der Rechnung reicht als Archiv nicht aus, weil dabei der strukturierte Datensatz verloren geht.
Checkliste für den Einstieg
Wenn Sie heute anfangen wollen:
- Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 bereits unterstützt.
- Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob und ab wann die Ausstellungspflicht für Ihren Betrieb greift.
- Legen Sie fest, wo eingehende E-Rechnungen zuverlässig ankommen und wer sie prüft.
- Sorgen Sie für eine elektronische, unveränderbare Archivierung über acht Jahre.
- Testen Sie frühzeitig, bevor die Frist 2027 oder 2028 näher rückt.
Eine ausführliche Einordnung bietet der ZDH-Fachbereich Steuern und Finanzen.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur große Unternehmen. Empfangen müssen bereits heute alle, ausstellen müssen ab 2027 die größeren und ab 2028 fast alle übrigen Betriebe. Wer die technische Umstellung früh klärt, vermeidet Stress kurz vor der Frist.
Nicht sicher, ob und wann die Pflicht bei Ihnen greift? Im kostenlosen Erstgespräch ordne ich ein, wie E-Rechnungen in Ihren Rechnungsablauf passen. Für die Umsatzgrenze und Übergangsregeln bleibt Ihre Steuerberatung zuständig.
Wie Sie offene Rechnungen danach zuverlässig nachverfolgen, zeigt der Beitrag zu Angebote schneller schreiben.
Quellen und Hinweise
- ZDH: Fachbereich Steuern und Finanzen, Elektronische Rechnung — Einordnung zu Fristen und Ausnahmen aus Verbandssicht
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025 — amtliche Fragen und Antworten, verweist auf die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 zu § 14 UStG