Formlose Anfragen zusammenfassen und vorsortieren
E-Mails, WhatsApp-Nachrichten oder Sprachnachrichten werden gebündelt zu einer kurzen Zusammenfassung: Wer, worum geht es, wie dringend. Sie lesen eine Übersicht statt zehn einzelne Nachrichten.
KI-Automatisierung · Mittelfranken
KI, die Ihr Büro entlastet — ohne Kontrollverlust
Wenn bei Ihnen viel formlos reinkommt — WhatsApp, Gesprächsnotizen aus Anrufen, Sprachnachrichten, lange E-Mail-Verläufe — kann KI die Vorarbeit übernehmen: zusammenfassen, sortieren, einen Entwurf vorschlagen. Verschickt oder zugesagt wird nichts ohne Ihre Freigabe.
ca. 15 Minuten · kostenlos · unverbindlich
Für wen das passt
Das lohnt sich für Betriebe, bei denen ein großer Teil der Kundenkommunikation formlos reinkommt und im Büro erst mühsam sortiert werden muss, bevor überhaupt eine Antwort oder ein Angebot entstehen kann.
- Viel formlose Kommunikation über WhatsApp, Gesprächsnotizen aus Anrufen, Sprachnachrichten oder unstrukturierte E-Mails
- Angebotsstau, weil zwischen Anfrage und Angebotsentwurf zu viel Zeit vergeht
- Das Büro ist der Flaschenhals, weil eine Person alles lesen und sortieren muss
- Lange E-Mail-Verläufe oder Sprachnachrichten, die niemand gern noch einmal komplett anhört
Welche Leistung zu Ihrem Problem passt
Je nach Problem steht ein anderer Baustein im Vordergrund. In einem Projekt können diese Bausteine auch kombiniert werden:
| Wenn bei Ihnen das der Fall ist … | … passt diese Leistung |
|---|---|
| Bei Anfragen fehlen Fotos, Maße oder die Adresse. | Anfragen & Automation |
| Daten müssen zwischen E-Mail, Kalender und Software übertragen werden. | Prozessautomatisierung |
| Freitext, E-Mails oder Sprachnachrichten müssen gelesen, sortiert und zusammengefasst werden. | KI-Automatisierung (diese Seite) |
Was KI-Automatisierung konkret abdeckt
Antwortentwürfe vorschlagen
Zu jeder Anfrage entsteht ein Antwortentwurf, den Sie lesen, anpassen und freigeben. Verschickt wird nur, was Sie freigeben — nie automatisch.
Entwurf einer Leistungsbeschreibung aus geprüften Angaben
Liegen Maße, Leistungswunsch und Fotos bereits vollständig vor, entsteht daraus ein Entwurf einer Leistungsbeschreibung oder eines Anschreibens. Preise und Kalkulation prüfen und setzen weiterhin Sie.
Lange Threads und Sprachnachrichten verdichten
Eine Gesprächsnotiz, Sprachnachricht oder ein langer E-Mail-Verlauf wird zu wenigen Sätzen mit den wichtigen Punkten — statt dass Sie alles noch einmal durchgehen müssen.
Konkretes Beispiel
E-Mail oder Sprachnachricht rein → Zusammenfassung plus Antwortentwurf raus, Sie geben frei.
Wie es funktioniert
Die KI liefert Zusammenfassungen und Entwürfe. Die Entscheidung trifft immer der Mensch im Betrieb — das ist keine Kulanzformulierung, sondern so wie ich die Abläufe konzipiere.
Das übernimmt die KI nie ohne Ihre Freigabe
- Kein Versand von Nachrichten oder Angeboten ohne Ihre Freigabe
- Keine verbindliche Preiszusage ohne Prüfung durch Sie
- Keine automatische Terminbestätigung ohne Bestätigung durch den Betrieb
- Keine Kalkulation und keine fachliche Einschätzung — das bleibt bei Ihnen
Grenzen & Datenschutz
Ich konzipiere die Lösung datensparsam und DSGVO-orientiert. Welche rechtlichen Anforderungen konkret gelten, hängt vom eingesetzten System, den Daten und Ihrem betrieblichen Ablauf ab.
- Zweckbindung und Datenminimierung: Es werden nur die Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Ablauf nötig sind.
- Für produktiv verarbeitete Kundendaten setze ich nur Anbieter und Einstellungen ein, bei denen eine Nutzung der Eingaben zur Modellverbesserung oder zum Training ausgeschlossen werden kann.
- Klare Lösch- und Aufbewahrungsregeln für Nachrichten, Entwürfe und Zusammenfassungen.
- Soweit erforderlich, werden Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt und passende Auftragsverarbeitungsverträge mit Ihnen und eingesetzten Unterauftragnehmern geschlossen.
- Menschliche Kontrolle als Fallback: Bei definierten Prüffällen, fehlenden Pflichtangaben oder technischen Fehlern wird keine automatische Weiterverarbeitung ausgelöst, und Sie übernehmen.
Fachliche Grenzen
- Kein Ersatz für Ihr Fachurteil oder Ihre Kalkulation
- Kein Ersatz für Handwerkersoftware (z. B. Jobtimizer, Craftboxx)
- Keine Rechtsauskünfte
- Keine automatischen verbindlichen Zusagen an Kunden
Was sich ändert
Vorher
Abends liegen mehrere WhatsApp-Nachrichten und eine Sprachnachricht unsortiert im Postfach. Morgens müssen Sie erst alles durchgehen, bevor Sie überhaupt wissen, was dringend ist.
Nachher
Morgens liegt eine Zusammenfassung bereit, dazu ein Antwortentwurf und ein Entwurf für eine Leistungsbeschreibung zur Freigabe. Sie entscheiden in wenigen Minuten, statt alles neu zu lesen.
So läuft es ab
- 1
Kostenloses Erstgespräch
Ich schaue mir an, wie Anfragen und Nachrichten bei Ihnen heute reinkommen und wo das Büro am meisten Zeit verliert.
- 2
Konzept
Sie bekommen ein konkretes Konzept: welche Abläufe die KI unterstützt, wo die Grenzen liegen und wo Ihre Daten verarbeitet werden.
- 3
Umsetzung und gemeinsamer Test
Ich richte den Ablauf ein und teste ihn gemeinsam mit Ihnen anhand echter Beispiele aus Ihrem Betrieb durch.
- 4
Übergabe und Einweisung
Sie sehen genau, wie Zusammenfassungen und Entwürfe entstehen, wie Sie sie freigeben und was Sie selbst anpassen können.
Investition
KI-Pilot ab 2.500 €
Für einen klar abgegrenzten Ablauf inklusive Konzeption, Einrichtung, Test und Einweisung. Umfangreichere Integrationen werden nach dem Erstgespräch verbindlich kalkuliert.
Der Einstiegspreis gilt für einen Eingangskanal, einen klar definierten Anwendungsfall und einen Freigabeprozess. Laufende Lizenz-, Hosting- und verbrauchsabhängige KI-Kosten werden separat ausgewiesen. Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
Anfragen & Automation
Wenn bei Ihnen zuerst Fotos, Maße oder Adresse fehlen, statt Freitext sortiert werden muss.
Mehr erfahren →Prozessautomatisierung
Wenn Daten zwischen E-Mail, Kalender und Software übertragen werden müssen.
Mehr erfahren →10 KI-Beispiele fürs Handwerk
Konkrete Beispiele, wie KI im Handwerksalltag eingesetzt werden kann — zum Herunterladen.
Download öffnen →Laufende Betreuung (optional)
Nach der Einrichtung halte ich Ihren KI-Ablauf optional weiter aktuell: monatlicher Check, Updates und Anpassungen, wenn sich Ihre Vorlagen oder Abläufe ändern. Ab 99 €/Monat, buchbar nur in Kombination mit diesem Einrichtungsprojekt — kein eigenständiges Startpaket und kein IT-Helpdesk für Notfälle.
Details zur Betreuung →Häufige Fragen
Was macht die KI konkret in meinem Betrieb?
Sie fasst formlose Kommunikation zusammen und schlägt Textentwürfe vor — etwa eine Antwort auf eine Anfrage oder eine Leistungsbeschreibung aus bereits vorliegenden Angaben. Sie trifft keine verbindlichen Entscheidungen und löst ohne Freigabe keine Kundenkommunikation oder Zusage aus.
Verliere ich die Kontrolle über die Kundenkommunikation?
Nein. Jede Antwort, jedes Angebot und jede Terminbestätigung geht erst raus, wenn Sie sie freigegeben haben. Die KI liefert einen Entwurf, Sie treffen die Entscheidung.
Was passiert mit meinen Kundendaten?
Ich konzipiere die Lösung datensparsam und DSGVO-orientiert, mit klaren Lösch- und Aufbewahrungsregeln. Die konkrete Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen, Informationspflichten und eingesetzten Anbieter werden vor der Umsetzung dokumentiert. Die abschließende rechtliche Bewertung bleibt beim Betrieb beziehungsweise dessen Datenschutzberatung.
Braucht mein Betrieb dafür schon eine Website oder ein Anfrageformular?
Nein, nicht zwingend. KI-Automatisierung setzt an der Kommunikation an, die bei Ihnen bereits eingeht — auch per WhatsApp, Gesprächsnotizen aus Anrufen oder E-Mail. Ein strukturiertes Anfrageformular kann die Vorarbeit zusätzlich vereinfachen, ist aber keine Voraussetzung.
Was kostet das?
Ein KI-Pilot für einen klar abgegrenzten Ablauf startet ab 2.500 € inklusive Konzeption, Einrichtung, Test und Einweisung. Umfangreichere Integrationen werden nach dem Erstgespräch verbindlich kalkuliert. Der KI-Pilot für 2.500 € allein erreicht die Mindestschwelle des Digitalbonus Bayern nicht. Bei Projekten ab mindestens 4.000 € zuwendungsfähigen Ausgaben kann eine Förderung infrage kommen. Der Antrag muss vom Unternehmen selbst gestellt werden. Verträge dürfen erst geschlossen und das Projekt darf erst begonnen werden, nachdem die Eingangsbestätigung vorliegt. Über die Förderfähigkeit entscheidet die zuständige Bezirksregierung.
Sehen, wo KI in Ihrem Büro wirklich hilft
Ich schaue mir Ihre Kommunikation an und zeige Ihnen konkret, wo eine KI-Automatisierung Zeit spart — und wo sie nicht hingehört.