Weniger Postfach-Arbeit in der Hausverwaltung: Die KI bereitet vor, Sie geben frei

Für inhabergeführte Büros mit etwa 10 bis 49 Mitarbeitenden in Nürnberg, Erlangen, Lauf, Hersbruck und der Umgebung, zum Beispiel Hausverwaltungen, Ingenieur- und Architekturbüros, Versicherungsmakler, technische Händler und Steuerkanzleien. Mit Hausverwaltungen fange ich an. Entscheidend ist, dass bei Ihnen regelmäßig dieselben Schreib-, Sortier- oder Suchaufgaben anfallen.

Nein. Die KI erstellt Entwürfe und Zusammenfassungen. Nachrichten und Angebote gehen erst raus, wenn Sie sie geprüft und freigegeben haben.

Sie bekommen von mir eine schriftliche Übersicht für Ihren Datenschutzbeauftragten: welche Daten wohin fließen, welcher Anbieter, welche Region. Auf Wunsch läuft der Ablauf auf einem Server in Deutschland. Ich setze nach Möglichkeit EU-Anbieter ein und schließe mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ich nutze nur Anbieter und Tarife, bei denen Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden, und die KI bekommt nur Zugriff auf das, was Sie freigeben. Für Steuerkanzleien und andere Berufsgeheimnisträger stimme ich den Ablauf vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab; welche Mandantendaten eine KI verarbeiten darf, entscheiden Sie mit ihm oder Ihrer Kammer. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.

Ein umgesetztes Automatisierungsprojekt startet ab 4.000 € zzgl. Umsatzsteuer, der genaue Preis hängt vom Ablauf ab und steht vor Beginn schriftlich fest. Die Analyse Ihrer Büroabläufe per Videocall ist der Einstieg, sie kostet fest 290 € zzgl. Umsatzsteuer und wird bei einer Umsetzung voll angerechnet. Sie bekommen danach schriftlich: welche zwei bis drei Abläufe sich lohnen, mit grob geschätzter Zeitersparnis; was davon mit Ihrer vorhandenen Software geht; einen Festpreis für die Umsetzung; die Datenübersicht für Ihren Datenschutzbeauftragten als Entwurf. Das Ergebnis gehört Ihnen, auch wenn Sie danach nichts umsetzen oder es mit jemand anderem umsetzen. Die Betreuung mit Monatsbericht kostet ab 150 € pro Monat. Laufende Lizenz-, Hosting- und KI-Nutzungskosten weise ich getrennt aus.

Das kann vorkommen. Deshalb gibt es die Freigabe: Sie sehen jedes Ergebnis, bevor es nach außen oder in die Buchhaltung geht. Vor der Übergabe teste ich den Ablauf mit echten Beispielen aus Ihrem Büro, und in der Betreuung prüfe ich ihn regelmäßig.

Möglicherweise. Der Digitalbonus Bayern fördert Projekte von Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten und einer Betriebsstätte in Bayern mit bis zu 50 %, KI-Projekte über Digitalbonus Plus mit bis zu 30.000 €. Voraussetzung sind mindestens 4.000 € förderfähige Ausgaben und eine Umsetzung; Beratung oder Schulung allein ist nicht förderfähig. Der Antrag muss vor Projektbeginn gestellt werden. Über Förderfähigkeit und Höhe entscheidet die Bezirksregierung. Ich gebe im Erstgespräch eine unverbindliche Einschätzung, aber keine Zusage.

Per Video, ohne dass jemand anreisen muss: eine kurze Einweisung, in der ich den Ablauf an Ihren eigenen Beispielen zeige und Fragen beantworte. Die Zusammenarbeit läuft insgesamt remote, per Telefon, Video und E-Mail.

In der Regel keine neue. Ich setze auf Ihrem Postfach, Ihrem Dateiordner und Ihrer Buchhaltung auf. Ob eine Anbindung möglich ist, hängt von der Software ab. Das kläre ich im Erstgespräch, bevor Sie etwas bezahlen.

Das hängt davon ab, welche Schnittstellen Ihre Software bietet, zum Beispiel einen Export, den Weg über E-Mail oder eine API. Ich behaupte deshalb keine fertige Anbindung an ein bestimmtes Produkt. In der Analyse prüfe ich mit Ihnen, was bei Ihrer Software möglich ist. Geht keine direkte Anbindung, sage ich das offen und wir klären, ob ein Weg über Export oder E-Mail reicht.

Ich bin Senior-Softwareentwickler und baue seit über 8 Jahren IT-Projekte für Unternehmen. Für KI-Projekte in Büros habe ich noch keine Referenzkunden, deshalb suche ich zwei Pilotbetriebe. Sie sprechen direkt mit demjenigen, der den Ablauf baut. Roser Systeme führe ich nebenberuflich und nehme nur so viele Projekte an, wie ich sauber betreuen kann. Damit Sie sich darauf verlassen können: Jeden Ablauf dokumentiere ich schriftlich, auf Anfragen antworte ich innerhalb von zwei Werktagen, und ein übergebener Ablauf läuft von allein weiter, auch wenn ich gerade nicht am Rechner sitze.